Projets
Sofie; Les tâches d’un back-office sont multiples. Avant tout, nous effectuons toutes les tâches administratives et comptables, à la fois avant et après l'achèvement du projet. Nous suivons le processus d'achat de A à Z. ce processus commence lorsque quelqu'un prend une option. Une fois le projet est achevé, nous établissons les bilans et les prévisions intermédiaires et finales sont livrées. Certains projets ont une administration de la TVA et une récupération partagée de la TVA pour les particuliers. Dans ce cas, nous fournissons le service de suivi et le travail d'accompagnement à notre client.
Katrien; Nous contactons personnellement les clients pour fixer quelques dates, par exemple, la rédaction de l'acte, la visite guidée d'un immeuble et nous vérifions si un emprunt doit ou non être contracté. Puisque nous sommes un opérateur avec une quinzaine d'hôtels en Belgique, certaines personnes profitent également d'un certain nombre de nuits gratuites que nous proposons chaque année. Nous les enregistrons et on regarde pour fixer les dates.
Au sein de l'équipe, nous travaillons avec dix personnes différentes, qui remplissent toutes une fonction différente. Il est vrai que nous avons en fait de nombreux postes diversifiés, pour lesquels nous avons besoin de personnes ayant des diplômes très variés. Par conséquent vous vous trouvez dans une équipe très diversifiée, avec des hommes et des femmes. L'ensemble du processus commence par Anthony. Il est responsable pour la prospection de nouveaux terrains, de leur achat et de la procédure d’autorisation. Ensuite, nous avons un service juridique, qui compte deux personnes, à savoir, Stijn et Shana. Joke est responsable de l'assurance sur le site, du suivi syndic, du suivi des baux et de la gestion du personnel. Katrien et Inge S’occupent principalement du soutien aux clients dans le processus d'achat. Sandra est responsable de la réception et Sabrine se charge de la comptabilité. Dans les exploits, disons l'exploitation de l'immobilier, vous avez Joa, Thomas et Joachim. Ils font la comptabilité et le contrôle complet et les audits dans les hôtels. Enfin Koen est le COO, le point de contact lorsque des défis inattendus surviennent. Il est également très occupé avec tout ce qui concerne les exploits. Je rapporte moi-même pour la partie administrative et comptable à Koen.
En termes de communication, il y a eu beaucoup d'évolution si on le compare à il y a 10 ans. Dans le passé, tout se faisait par courrier, mais à présent, nous avons complètement abandonné cela. Nous passons de plus en plus au digital. Une première étape a été d'envoyer des e-mails aux clients. Maintenant, nous travaillons avec une plateforme digitale, un portail client. Grâce à ce portail, nos clients peuvent suivre de près leurs achats. Par exemple, ils peuvent voir les mises à jour du site, ils peuvent toujours lire leurs documents d'achat, ils peuvent voir le calendrier des acomptes de paiement, ils déterminent le choix de leurs matériaux de finition, etc. Après l'achat, l'exploitation de l'immobilier démarre et notre plateforme numérique représente une valeur ajoutée supplémentaire. Tous les copropriétaires peuvent consulter leurs dossiers de paiement et leur correspondance directe avec l'exploitant sur la plateforme.
Nous le remarquons aussi dans l'évolution du contenu des emplois. Dans le passé, un comptable effectuait principalement des entrées, des relevés de factures et des notes de crédit. Maintenant nous constatons de plus en plus que le passage au contrôle et la réservation des factures est largement automatisée.
L'efficacité sur le lieu de travail reste un pilier important.
Nous vérifions régulièrement avec d'autres entreprises le fonctionnement des nouveaux systèmes électroniques. Lorsque nous pouvons rendre certains processus plus efficaces, nous choisissons sans hésitation de passer à un système progressif. Il est bien sûr important de toujours connaître les avantages et les inconvénients, puis de les comparer, du portail client au progiciel de comptabilité.